Especialmente em tempos de home office, empresas de todos os segmentos precisam dar atenção especial ao gerenciamento de prazos. Uma vez que a maioria dos problemas com clientes se dá em função de atrasos nas entregas, o gerenciamento de prazos é central para o sucesso e expansão de um negócio.
Neste conteúdo, explicaremos detalhadamente o que é o gerenciamento de prazos em um negócio. Em seguida, apresentaremos dicas simples de como garantir que as entregas serão feitas dentro do prazo estipulado!
Então, para garantir que o seu negócio não entrará para as estatísticas de empresas que não conseguem atravessar um período de turbulência, continue a leitura deste conteúdo que preparamos pensando nas suas necessidades!
O que exatamente é gerenciamento de prazos em uma empresa?
Entender do que se trata o gerenciamento de prazos, é muito simples! Basicamente, esse gerenciamento consiste em um método baseado em processos que garantem que um projeto ou tarefa seja entregue no prazo estipulado.
Também conhecido como gestão do fluxo de trabalho, esse método, além de garantir as entregas dentro do prazo, também facilita a estimativa de recursos necessários e evita custos desnecessários, desperdícios e sobrecarga da equipe durante execução.
Tudo isso proporciona uma visão global e compartilhada do trabalho em equipe, que se torna mais eficiente e fluído. O gerenciamento de prazos, quando acompanhado de um planejamento bem desenhado, ainda torna o trabalho mais flexível e adaptável, caso seja necessário propor mudanças no percurso, sem que isso altere os prazos de entregas.
Além das já mencionadas, entre as vantagens de adotar esse método em seu negócio, destacamos também:
- a organização e a centralização de informações estratégicas;
- a redução de erros;
- a segurança do projeto;
- a melhoria da reputação; e
- a satisfação dos stakeholders.
Então, agora que você já sabe o que é o gerenciamento de prazos, sua importância e as vantagens inerentes à sua adoção, vamos às dicas de como implementá-lo de forma prática!
Como implementar o gerenciamento de prazos?
Cuidar do gerenciamento de prazos na sua empresa é mais fácil do que você imagina. Mas, primeiramente, é preciso que toda a equipe de trabalho esteja alinhada a respeito do novo método a ser adotado.
Com essa questão resolvida, basta seguir as dicas que apresentaremos a seguir para que sua empresa se beneficie de melhores resultados com esse método!
Crie um plano para gerenciamento do cronograma
O primeiro passo para fazer com que o método de gerenciamento de prazos funcione bem é criar um plano de gerenciamento do cronograma. Para isso, a equipe deve determinar quais serão os procedimentos e diretrizes relacionados ao projeto e os recursos necessários para que ele seja executado.
Isso necessariamente vai envolver a definição de funções e papéis de funcionários ou grupos de trabalho, de processos organizacionais e de ferramentas de gestão e métricas, ou dados de acompanhamento.
Esse planejamento será fundamental para que o andamento do projeto possa ser adequadamente monitorado. Assim, será possível avaliar o avanço das atividades de forma periódica e, caso necessário, providenciar eventuais ajustes com antecedência, sem prejudicar os prazos de entrega.
Outra função essencial do planejamento é o alinhamento de toda a equipe a respeito do fluxo de trabalho e da importância de cada grupo para o sucesso do projeto. Nesse sentido, o trabalho em equipe é de suma importância.
Defina as atividades a serem cumpridas e o sequenciamento ideal entre elas
O plano de gerenciamento deve orientar a definição de quais serão as atividades desempenhadas por cada funcionário ou grupo de trabalho.
Para isso, pode-se produzir nas reuniões prévias algo como um mapa de processos e atividades. Esse mapa deve ilustrar como as atividades estão relacionadas entre si e qual é o sequenciamento ideal para maximizar resultados e eliminar gargalos.
Ele será algo como um diagrama de hierarquias entre as atividades. Nele, é muito importante apontar atributos qualitativos das atividades para que se reconheça essa interdependência entre as entregas de cada grupo de trabalho.
Com isso, ficará mais fácil definir as metas e prazos a serem respeitados para que um projeto seja entregue dentro do período acordado e com total qualidade para a satisfação de todos os envolvidos.
Faça estimativas de recursos necessários e duração das atividades
Tendo elaborado o planejamento, determinado as atividades e o sequenciamento necessário, será possível, então, estimar os recursos necessários para a execução.
Toda estimativa de recursos deve considerar insumos como matéria-prima, ferramentas, recursos humanos, logística etc., sempre relacionados com a natureza do projeto a ser desenvolvido.
Além disso, deve-se também estimar a duração de cada uma das atividades. Somente assim será possível gerenciar os prazos de forma factível e real. Do contrário, os prazos de uma determinada atividade podem ser subestimados e “emperrar” a conclusão de outras.
Lembre-se sempre de que o objetivo do gerenciamento de prazos é evitar gargalos e cumprir com o que foi prometido aos clientes e outros stakeholders.
Para que as estimativas sejam feitas com o máximo de precisão é sempre recomendável contar com a opinião de especialistas na área de cada atividade. Em um projeto de construção, por exemplo, a projeção dada por um mestre de obras pode ajudar a definir de modo mais preciso a duração de cada etapa da obra.
Acompanhe o desenvolvimento do cronograma
Por fim, depois de ter o seu cronograma bem desenhado em todas as etapas, atividades, sequenciamento, recursos e duração, é essencial sempre acompanhar o seu desenvolvimento. Assim, você poderá notar rapidamente se será necessário fazer algum ajuste ou receber dos próprios grupos de trabalho a informação de que alterações são pertinentes para o projeto.
Em todo projeto, especialmente quando os clientes pedem prazos bem definidos, a vigilância e a antecipação a qualquer tipo de problema é a chave para um trabalho eficaz. Por isso, as reuniões em equipe e a apresentação de relatórios, mais do que incentivadas, devem ser previstas dentro do método de gestão de prazos.
Desse modo, a empresa pode fidelizar mais clientes, que dificilmente se sentirão lesados ao confiar um projeto importante à sua empresa.
Para finalizar, entre as práticas mais importantes para o sucesso da gestão de prazos, destacam-se:
- domínio do escopo do projeto por toda a equipe envolvida;
- realismo e pragmatismo nos prazos;
- reuniões em equipe;
- apresentação periódica de relatórios para avaliação do andamento do trabalho;
- monitoramento de fatores externos;
- antecipação de problemas e flexibilidade para adaptações; e
- estudo e pesquisa de cases de sucesso.
Seguindo esses passos e dicas, sua empresa poderá se destacar ao oferecer diferenciais aos seus clientes usando a gestão de prazos.
Para que as equipes e coordenação da empresa tenha ainda mais controle organizacional sobre todos os aspectos que a gestão prazos e de projetos envolve, uma das ferramentas mais úteis é um bom software de gestão. Um software adequado facilita a organização das informações, sejam elas contábeis, fiscais, ou mesmo de atividades essenciais para a execução dos projetos!
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